Отчётность — невидимая работа агентства по поисковому продвижению. Клиент видит PDF раз в месяц. За ним — часы сбора данных, сведения таблиц, правки и отправка.
Автор — основатель Лашас, бывший аккаунт-менеджер в агентстве по интернет-маркетингу. Ниже — процесс, который я видел изнутри и который помогает выстроить сервис.
На 5 клиентах процесс держится в голове у одного специалиста. На 20 — ломается. Срываются сроки, путаются версии, клиенты получают разный формат.
Зачем формализовать процесс
- Предсказуемые сроки. Клиент знает: отчёт 5-го числа, не «когда успеем».
- Одинаковое качество. Младшего специалиста сдаёт так же, как руководитель.
- Масштабирование. Новый клиент = копия шаблона, не изобретение с нуля.
- Меньше выгорания. Рутину забирает автоматизация.
Этапы процесса: от сбора до сдачи
Итог процесса агентства — клиентский PDF.
Обложка с брендом агентства.
Сравнение периодов в PDF — архив отчётов клиент получает файлами.
Этап 1. Сбор данных (1–7 число месяца)
Источники:
- Яндекс Метрика — трафик, цели
- Консоль Google — органика Google
- Яндекс Вебмастер — органика Яндекс
- Топвизор — позиции
- Директ — если ведёте контекстную рекламу
Ручной сбор: 1,5–3 часа на клиента. программного интерфейса и сервиса отчётов: 10–15 минут на проверку.
Этап 2. Сборка отчёта (шаблон)
Единый шаблон для всех клиентов одного типа (интернет-магазин, корпоративный сегмент, локальный бизнес). Меняются данные и комментарии, не структура.
Блоки: краткая сводка для руководства → метрики → динамика → топ запросов/страниц → выполненные работы → план.
Этап 3. Комментарии и выводы
Цифры без текста — клиент не понимает. 5–10 минут на проект: что выросло, почему упало, что делаем дальше.
Этап 4. Ревью (опционально)
Руководитель или аккаунт проверяет отчёт перед отправкой. Чек-лист: период верный, нет пустых блоков, комментарии осмысленные.
Этап 5. Доставка
PDF в личный кабинет клиента, почта или ссылка. Не мессенджер без истории — клиент потеряет файл.
Этап 6. Созвон (по договорённости)
15–30 минут разбор отчёта. Запись в системы учёта клиентов: клиент доволен / есть вопросы.
Календарь агентства
| День | Действие |
|---|---|
| 1–3 | Автовыгрузка данных (или ручной сбор) |
| 3–5 | Комментарии, ревью |
| 5–7 | Отправка клиентам |
| 7–10 | Созвоны по отчётам |
Зафиксируйте в регламенте. Клиенты привыкают к ритму.
Роли в процессе
специалист по поисковому продвижению — комментарии, план работ, проверка данных.
Аккаунт-менеджер — доставка, созвон, эскалация.
Руководитель — ревью ключевых клиентов, контроль сроков.
На 15+ клиентах выделите «ответственного за отчётность» — не обязательно отдельную должность, но явную зону.
Шаблоны и версионирование
- Один эталонный шаблон в сервисе отчётов.
- Версия шаблона в названии:
PP-monthly-v3. - Журнал изменений: что изменили и когда. «Добавили блок Директа с апреля 2026».
Не правьте шаблон за день до сдачи 20 отчётов.
Контроль качества: чек-лист
- Период — полный календарный месяц
- Все интеграции отработали (нет пустых блоков)
- месяц к месяцу и год к году сравнение корректно
- Краткая сводка для руководства — 5 строк максимум
- Комментарии к аномалиям (падение трафика, рост цена клика)
- План на следующий месяц — 3 пункта
- Брендинг (брендирование под агентство) — логотип клиента/агентства
- PDF открывается, графики не обрезаны
Автоматизация: что отдать сервису
| Задача | Ручная | Автомат |
|---|---|---|
| Выгрузка из 5 программных интерфейсов | 2 ч | 5 мин |
| Сведение таблиц | 1 ч | 0 |
| Графики | 30 мин | 0 |
| 15 мин | 1 клик | |
| Рассылка по расписанию | 30 мин | 0 |
Экономия: ~3,5 часа на клиента. 15 клиентов = 52 часа в месяц.
Лашас — Метрика, Консоль Google, Вебмастер, Топвизор, Директ в одном отчёте. Автоотчёты на тарифе «Агентство» (3790 ₽/мес).
Типичные сбои процесса
«Забыли 1-го числа» — настройте автоотчёт или напоминание в системы учёта клиентов.
«У каждого клиента свой формат» — унифицируйте. Исключения — по запросу, не по умолчанию.
«Младшего специалиста отправил без ревью» — обязательный чек-лист в Trello/Notion.
«Клиент не читает» — сократите до 3 страниц + краткая сводка для руководства. Спросите, что ему важно.
При росте с 5 до 30 клиентов процесс меняется. Подробнее — в гайде по масштабированию.
Регламент отчётности в одной странице
Закрепите в Notion или Confluence:
Цель: PDF клиенту до 7-го числа каждого месяца.
Ответственные: по поисковому продвижению комментарии; Ответственный за отчёты — сроки; Аккаунт-менеджер — доставка.
Шаги:
1. 1-го — автоотчёт (или ручная выгрузка)
2. 4-го — дедлайн комментариев
3. 5-го — ревью 20% (руководитель)
4. 5-го — публикация в кабинете + письмо
5. 7–10 — созвоны
Чек-лист — ссылка на документ. Без чек-листа младшего специалиста отправит пустой Консоль Google.
Стек инструментов агентства
| Задача | Инструмент |
|---|---|
| Сбор данных | Лашас (Метрика, Консоль Google, Вебмастер, Топвизор, Директ) |
| PDF и кабинет | Лашас |
| Задачи и сроки | Trello / Notion / amoCRM |
| Хранение архива | Google Диск (только на чтение архив) |
| Созвоны | Zoom / Telegram |
Не добавляйте пятый инструмент «для красоты». Клиент получает PDF и кабинет — остальное внутреннее.
Обучение младшего специалиста: первый месяц
Неделя 1: наблюдение — младшего специалиста смотрит, как руководитель комментирует 3 отчёта.
Неделя 2: младшего специалиста комментирует 2 отчёта, руководитель ревьюит.
Неделя 3: младшего специалиста ведёт 5 отчётов с ревью 100%.
Неделя 4: младшего специалиста ведёт 10, ревью 50%.
Шаблон комментариев и чек-лист — в онбординг-пакете. Не «разберись сам в Excel».
Шаблоны писем клиенту
«Новый отчёт готов»:
Отчёт за [месяц] опубликован в вашем кабинете: [ссылка]. Кратко: [1 предложение из краткая сводка для руководства]. Созвон — по вашему запросу до [дата].
«Нужен доступ OAuth»:
Для отчёта за [месяц] нужно обновить доступ к [Консоль Google/Метрика]. 5 минут: [ссылка]. Без доступа блок будет пустым.
«Аномалия в цифрах»:
Видим падение трафика 12–14 числа — технический сбой на сайте. Уже обсудили с вашим IT. В отчёте — комментарий и скорректированный вывод.
Проактивность до вопроса — уровень зрелого агентства.
Метрики процесса для руководителя
Раз в месяц смотрите:
- Доля в срок — сколько отчётов до 7-го
- Минут на клиента — цель <30 после автоматизации
- Пустые блоки — сколько отчётов ушло с пустым блоком из-за сбоя программного интерфейса
- Ответы клиента — «пришлите ещё раз» = сбой доставки
3790 ₽/мес за «Агентство» против 80 часов зарплаты — окупаемость видна уже в первой таблице.
Онбординг нового клиента в процесс
День 0: договор + чек-лист доступов (Метрика, Консоль Google, Вебмастер, Топвизор).
День 1–3: OAuth, тестовая выгрузка.
День 7: первый PDF — руководитель проверяет 100%.
Месяц 2+: младший специалист комментирует, руководитель выборочно проверяет 20% отчётов.
Клиент с первого месяца привыкает к формату. Не «временный Excel».
Конфликт сроков: поисковое продвижение и контекстная реклама
Оба канала — один дедлайн 5-го. Регламент:
- 4-го 18:00 — черновик PDF готов
- 4-го 19:00 — контекстная реклама и поисковое продвижение согласовали сводку
- 5-го 10:00 — публикация
Без отдельного слота отчёт по контекстной рекламе уходит без контекста по Директу.
Архив отчётов: зачем не Google Диск
Диск с правами «любой» — утечка. Папка «Клиенты» — хаос версий.
Кабинет Лашас — только на чтение для клиента, история по месяцам, отзыв доступа в один клик.
Диск оставьте для внутренних черновиков. Для клиента — кабинет.
Соглашение об уровне сервиса отчётности в договоре
Пропишите:
- «Отчёт до 7-го числа месяца, следующего за отчётным»
- «Формат: PDF в личном кабинете + письмо-уведомление»
- «Созвон — по запросу, в течение 5 рабочих дней после отчёта»
соглашение об уровне обслуживания снимает «а где отчёт?» 10-го числа. Аккаунт-менеджер ссылается на договор.
Ротация сотрудников
Младшего специалиста уволился — его OAuth не должны быть на 15 проектах.
Правило: OAuth от клиента или сервисный аккаунт агентства. При увольнении сотрудника проверьте интеграции в течение 24 часов.
Отчётность как продукт агентства
Зрелые агентства продают не «поисковое продвижение», а «прозрачность»:
- предсказуемая дата;
- понятный PDF;
- история;
- комментарии к аномалиям.
Лашас — техническая основа этого продукта. 3790 ₽/мес против потери одного клиента на 150k ₽/мес.
Квартальная бизнес-проверка
Раз в квартал — не новый формат, а расширенный комментарий:
- тренд за 3 месяца по лидам и трафику
- главные достижения и срывы
- план на следующий квартал
Ежемесячный PDF + квартальный созвон с клиентом работают как связка удержания. Архив в кабинете упрощает подготовку к такому разбору.
Организация процесса: тендеры, команда, сегменты клиентов
ISO и сертификация. Корпоративные тендеры требуют описанный процесс отчётности. Регламент в Notion + история отчётов в Лашас помогают показать дисциплину процесса. Excel в общей папке подтверждает это хуже.
Часовой пояс удалённой команды. Автоотчёт 1-го в 08:00 МСК, комментарии до 4-го до конца дня МСК письменно. Часовой пояс в регламенте предотвращает путаницу.
FAQ для клиента. «Как читать отчёт» — одностраничник в кабинете. Аккаунт-менеджер отправляет ссылку один раз. Повторных вопросов становится меньше.
Повторяющиеся задачи. Повторяющаяся задача в Jira или Trello «Отчёты за март» со ссылкой на регламент в Notion. Люди забывают; задачи — нет.
Продления. Фиксируйте выходное интервью с формулировкой «понятные отчёты». Доказывает ценность 3790 ₽ для владельца агентства.
Сегменты клиентов. Крупный бизнес: полный PDF + квартальный разбор с клиентом. Малый бизнес: короткий PDF. Один инструмент, разные шаблоны — не перегружайте мелких клиентов и не сжигайте маржу.
Выставление счетов. Счёт и отчёт в один день — клиент платит спокойнее. Автоматическую связку с биллингом можно планировать отдельно, но в текущем продукте её нет.
Резервные сотрудники. Два человека публикуют отчёты — основной и запасной. Отпуск без падения качества. Тот же шаблон Лашас, оба обучены.
Очередь просроченных отчётов. Следите за очередью «просроченные отчёты» — это показатель здоровья агентства. Цель — ноль к 7-му числу. Проверяйте на еженедельном совещании руководства.
Роли, разборы и допродажи
Матрица матрица ролей (кто делает / кто утверждает) (кратко). Ответственный: поисковое продвижение. Подотчётный: владелец отчёта. Консультируемый: контекстная реклама. Информируемый: почта клиента.
Разбор опоздания. Если отчёт ушёл 9-го числа, проведите 15-минутный разбор без поиска виноватых. Важна культура исправления процесса, а не персональных обвинений.
Онбординг нового специалиста. День 1–3 — регламент отчётности. День 4–5 — наблюдение за тремя PDF. День 6–10 — пять отчётов с проверкой всех отчётов. Шаблон Лашас в чек-лист найма.
Допродажа тарифа отчётности. Еженедельная внутренняя панель + ежемесячный PDF клиенту — отдельный тариф. Средний доход с клиента растёт без разработки.
матрица ролей (кто делает / кто утверждает) для отчётности
| Задача | поисковое продвижение | Аккаунт-менеджер | Руководитель |
|---|---|---|---|
| Комментарии | R | C | A |
| Ревью | C | I | R |
| Доставка | I | R | A |
| OAuth клиента | C | R | I |
R — делает, A — отвечает, C — консультирует, I — в курсе.
Инструменты вокруг процесса
- Notion/Trello — чек-лист 1–7 числа
- Лашас — сборка PDF
- CRM — задача «отчёт отправлен»
- Slack — канал #отчёты-статус
Ключевые показатели процесса для генерального директора
- Доля сдачи в срок >95%
- Минут на клиента <30 после автоматизации
- индекс лояльности по отчётам раз в полгода
Стоимость процесса без автоматизации
15 клиентов × 3,5 ч × 2000 ₽/ч = 105 000 ₽/мес упущенная выгода. Лашас «Агентство» 3790 ₽ — окупаемость очевидна при масштабе.
Считайте не только подписку, но и стоимость срыва дедлайна: один «красный» клиент из-за опоздавшего PDF дороже годовой лицензии. Автоматизация снимает пик 1–5 числа, когда команда и так перегружена сдачей.
Попробовать
Лашас для агентств — пробный доступ 14 дней, регистрация.
